Mitarbeiter und Datenschutz Welche Daten von Mitarbeitern dürfen gespeichert werden und was muss gelöscht werden?

Jedes Unternehmen unterliegt einem mehr oder weniger häufigen Wechsel von Mitarbeitern. Das Ausscheiden eines Mitarbeiters hat jedoch datenschutzrechtliche Folgen die vom Arbeitgeber unbedingt beachtet werden sollten.

Personalakten

Grundsätzlich steht es einem Unternehmen frei Personalakten zu führen. Um jedoch den diversen Dokumentations- und Meldepflichten eines Arbeitgebers gerecht werden zu können, ist die Führung einer solchen Akte aber natürlich sehr empfehlenswert. Wie genau diese geführt werden muss, ist mit Ausnahme einiger spezieller Regelungen in Tarifverträgen, allerdings nicht geregelt.

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Es empfiehlt sich daher die Akten möglichst vollständig zu halten und alle relevaten Daten zu speichern. Allerdings sollten auch nicht wahllos alle Informationen über den Arbeitnehmer gespeichert werden. Grundgedanke sollte immer die Erfüllung der Dokumentations- und Meldepflichten sein.

Rechte des Arbeitnehmers

Natürlich hat der Arbeitnehmer ein Recht darauf, über die Speicherung der Daten informiert zu werden (§33 BDSG). Unter Umständen kann er außerdem die Korrektur oder Löschung verlangen (§35 BDSG) und gegebenenfalls sogar Schadenersatzansprüche stellen. Zudem muss der Arbeitgeber die Akte sorgfältig verwahren und hat den Kreis derer, die Zugriff auf die Akte haben möglichst gering zu halten. Außerdem muss er jeden, der Zugriff auf die Akten hat, auf die vertrauliche Behandlung hinweisen.

Ausscheiden des Mitarbeiters

Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, gilt zunächst eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist aller relevanten Daten für den Arbeitgeber. Danach müssen die Daten gelöscht werden. Papierakten müssen geschreddert werden und auch für elektronischen Akten gibt es ein spezielles Verfahren.

Was sollte der Mitarbeiter selbst löschen?

Auch der Mitarbeiter kann schon mit seinem Ausscheiden Daten löschen. Gelöscht werden können insbesondere solche persönliche Daten, die für die Melde- und Dokumentationspflichten des Arbeitgebers nicht relevant sind. In Betracht kommen hier z. B.  E-Mail Postfächer, persönliche Ordner, Terminkalender oder ähnliches.

Darf der Arbeitgeber löschen?

Daten die der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen, dürfen ohnehin nicht vor Ablauf der Frist gelöscht werden. Aber auch andere Daten dürfen nicht ohne Absprache mit dem Arbeitnehmer gelöscht werden. Es empfiehlt sich daher unbedingt, sich als Unternehmen die Löschung persönlicher Daten vom Arbeitgeber schriftlich bestätigen zu lassen.

 Wenn Sie als Unternehmer Beratung zum Thema Mitarbeitern Datenschutz brauchen oder sich als Mitarbeiter in Ihren Rechten verletzt fühlen, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.

 

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