E-Mail-Konten im Unternehmen Nicht nur Datenschutz zu beachten

In den meisten Unternehmen ist die Nutzung von Internet und insbesondere E-Mail-Konten nicht mehr wegzudenken. Neben einer allgemeinen E-Mail-Adresse gibt es regelmäßig ein personalisiertes Konto für jeden Mitarbeiter. Es kommt jedoch auch vor, dass mehrere Mitarbeiter gemeinsam eine E-Mail-Adresse nutzen oder andere Mitarbeiter Zugriff auf die persönlichen E-Mail-Postfächer erhalten. Nicht unüblich ist heutzutage auch die erlaubte oder zumindest geduldete Privatnutzung.

Gemeinsame E-Mail-Konten

Die gemeinsame Nutzung von E-Mail-Postfächern birgt sowohl für Mitarbeiter als auch das Unternehmen selbst einige Risiken. Wird eine E-Mail von einem persönlichen E-Mail-Konto versendet, wird der Empfänger grundsätzlich auch davon ausgehen, dass die E-Mail von dem Inhaber des Postfachs stammt. Bei einem gemeinsamen E-Mail-Konto hingegen ist nicht klar, wem die E-Mail zuzuordnen ist. Grußformeln mit Namen helfen hier auch nicht weiter, weil diese nicht der Wahrheit entsprechen müssen.

Dies ist beispielsweise problematisch, wenn falsche Unterlagen an Kunden gesendet oder Geschäftsgeheimnisse weitergegeben werden. Auch kann es passieren, dass beleidigende Inhalte an Kunden, Kollegen oder sogar den Chef gesendet werden.

Grundsätzlich werden Inhalte einer E-Mail dem Inhaber des Kontos zugerechnet. Der Arbeitgeber weiß also, gegen wen er (arbeitsrechtliche) Maßnahmen richten muss. Doch wie will man nachweisen, von wem die E-Mail im Falle eines gemeinsamen Kontos tatsächlich versendet wurde? Bei der gemeinsamen Nutzung müssen umfangreiche Vorkehrungen getroffen werden, um eine rechtssichere Dokumentation zu gewährleisten. Hier geht es nicht zuletzt um das Erfordernis der Eingabekontrolle aus der Anlage zu § 9 BDSG und damit um die Umsetzung angemessener technisch-organisatorischer Maßnahmen im Unternehmen.

Privatnutzungserlaubnis

Die Privatnutzung betrieblicher Mittel ist immer ein Thema, gerade die Nutzung des E-Mail-Kontos. Mitarbeiter sehen es häufig als selbstverständlich an, dass sie die unternehmenseigenen Geräte und Dienste in den Pausen für sich selbst nutzen können. Dabei ist dies nicht nur unter Datenschutz- und Datensicherheitsaspekten problematisch, sondern auch vor dem Hintergrund des sogenannten Fernmeldegeheimnisses.

Die bisher herrschende Meinung in Literatur und auch Rechtsprechung geht nämlich davon aus, dass ein Arbeitgeber im Falle der Privatnutzung durch die Mitarbeiter als Telekommunikationsanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes einzustufen ist. Darauf folgt, dass das Fernmeldegeheimnis nach § 88 TKG zu beachten ist. Dieses schützt den Inhalt der Telekommunikation und ihre näheren Umstände und insbesondere die Tatsache, ob jemand an einem Telekommunikationsvorgang beteiligt ist oder war. Betroffen sind also Vorgänge wie das Absenden und Empfangen einer E-Mail oder die Tatsache, dass jemand eine bestimmte Telefonnummer gewählt hat.

Die Verletzung des Fernmeldegeheimnisses ist nach § 206 StGB strafbar. Schon das Einrichten eines SPAM-Filters kann diesen Tatbestand erfüllen, weil unter Umständen private Nachrichten herausgefiltert werden. Auch die Unterdrückung von Kommunikation ist nämlich erfasst.

Immer mehr Gerichte gehen aber davon aus, dass ein Arbeitgeber bei erlaubter Privatnutzung nicht als Diensteanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes anzusehen ist. Bislang gibt es hierzu jedoch keine höchstrichterliche Rechtsprechung, weshalb man § 88 TKG weiterhin beachten und die Privatnutzung entweder verbieten oder ausdrücklich regeln sollte. In Betracht kommt hierfür eine Dienstanweisungen oder – sofern ein Betriebsrat vorhanden ist – eine Betriebsvereinbarung.

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